Les documents sont organisés dans une classification qui est propre à votre PIM. Vous pouvez naviguer dans la classification afin de trouver votre document et créer un nouveau document directement dans la classification.
1. Organiser vos documents
Comment naviguer dans la classification ?
Un fil d'ariane vous permet de naviguer simplement dans la classification, et de remonter au niveau voulu à tout moment.
Comment créer une nouvelle classification ?
Lorsque vous êtes dans l'onglet "Documents", vous accédez à l'arborescence de base de vos produits. À droite de votre écran, vous trouvez un groupe de boutons qui vous permet de gérer les classifications et sous-classifications contenues dans votre arborescence. Cliquez sur le bouton "nouvelle classification" pour créer une nouvelle classification ou sous-classification.
Une pop-in apparait et vous permet de donner un nom à votre classification.
Condition de création d'une classification
Les classifications principales ne peuvent contenir des documents ET des classifications. C'est l'un ou l'autre.
Dans le cas des canaux de diffusion, cela est autorisé.
Comment modifier une classification ?
En cliquant sur le bouton "modifier" du groupe de bouton désigné ci-dessus, vous accédez à une page d'édition des informations de la classification.
Comment créer un nouveau document ?
Sur la droite de votre écran vous disposez d'un choix de boutons qui vous permet de créer une nouvelle arborescence et d'ordonner, de modifier et de supprimer vos catégories à votre guise. Vous pouvez également changer l'affichage de vos produits : liste ou mosaïque grâce à l'icône en haut à droite.
Une pop-up apparait et vous permet de donner un nom à votre document et de choisir la classification dans laquelle il apparaitra.
Comment ordonner mes documents ?
- Pour ordonner vos documents, cliquez sur le bouton "ordonner".
- Vous pourrez effectuer un drag & drop et ordonner vos différentes catégories à votre guise.
- Cliquez sur "Valider la séquence" lorsque vous avez fini de les ranger.
Comment supprimer mes documents ?
Il vous suffit de cliquer sur le bouton "supprimer" qui se situe en bas du groupe de bouton.
Suppression en masse
Il est n'est actuellement pas possible de supprimer plusieurs documents à la fois.
Où retrouver mes documents non-associés à une classification ?
Accéder à la rubrique documents non-associés.
2. Le Document
Que contient le Document ?
Le document comporte toutes les informations produit : contenu éditorial, médias, sku, liaisons avec d'autres documents....
La page document comporte 4 parties:
- L'en-tête du document avec le titre et la pré-visualisation des médias
- Les statuts du document en haut à droite
- Les boutons d'action
- Le widget de complétude
- Les onglets de contenu
- Onglet "Edition" : Contenu éditorial
- Onglet "Médias" : Les photos, vidéos, pdf liés à ce document
- Onglet "Documents associés" : Les documents enfants
- Onglet "Documents parents" : Les documents parents
- Onglet "SKU" : Les variations de ce document
- Onglet "Tâches" : Les tâches en cours liées à ce document
- Le fil d'activité
3. Statuts
Les statuts vous permettent de connaître l'état de votre document comme son statut de publication ou son taux de complétude.
Il existe deux types de statuts.
Les statuts conditionnels sont calculés automatiquement selon une ou plusieurs règles définies par votre administrateur.
Ils peuvent changer lors de l'édition du document, l'ajout d'un média ou d'une liaison.
Ils se présentent sous la forme d'une pastille de couleur et du nom du statut.
Le workflow permet de changer manuellement le statut de votre document.
Il se présente sous la forme d'une cellule à sélection manuelle.
4. Boutons d'action
Les boutons d'action à droite permettent d'effectuer différentes actions sur le document:
- Enregistrer : enregistrer les modifications éditoriales
- Déplacer : déplacer le document dans une autre classification
- Supprimer : supprimer le document
- Dupliquer : dupliquer le document
5. Onglet "Edition"
À quoi sert l'onglet édition ?
L'onglet édition vous permet de compléter, d'enrichir et de modifier les informations produits. Grâce à plusieurs groupes de champs, vous pouvez renseigner l'ensemble des informations pour décrire votre produit de manière précise.
Une fois le contenu mis à jour, cliquer sur le bouton "Enregistrer" à droite de l'onglet.
6. Onglet "Médias"
Comment associer des médias dans mes fiches produits ?
Il est possible d'associer des médias déjà présents sur le PIM à un document. Il suffit de rechercher le média dans la barre de recherche et de l'ajouter via le champ recherche (en encadré orange ci-dessous).
Si vous n'êtes pas administrateur, il vous faut également activer les permissions suivantes :
- Références croisées > Créer
- Références croisées > Mettre à jour
- Références croisées > Supprimer
Comment importer des médias dans mes fiches produits ?
Il est possible d'importer des médias à partir de l'onglet correspondante dans le document. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "importer un nouveau média" en haut de la rubrique. Ce média sera automatiquement affilié au document. Consultez le process d'import de médias en masse.
Comment ordonner les médias d'un document ?
Pour changer l'ordre des médias sur un document, cliquez sur "Ordonner".
Une popin apparait et vous permet de changer l'ordre des médias par drag&drop.
Fermer la popin pour sauvegarder.
Comment ajouter un attribut sur un média ?
Si des attributs ont été configurés sur les médias, il est possible de les visualiser et de les modifier en cliquant sur "Gérer les attributs". Une popin apparaît et vous permet de les modifier.
7. Onglet "Documents Associés"
Comment ajouter des documents associés ?
Une barre de recherche est disponible directement dans l'onglet. Saisissez le nom du produit enfant que vous souhaitez lier à votre produit et sélectionnez-le.
8. Onglet "Documents parents"
Comment ajouter des documents parents ?
Une barre de recherche est disponible directement dans l'onglet. Saisissez le nom des produits parents que vous souhaitez lier à votre produit et sélectionnez-le.
9. Onglet "SKU / Variants"
À quoi sert l'onglet SKU / Variants ?
L'onglet SKU vous permet de voir l'ensemble des SKUs rattachés à un document. À partir de la rubrique SKU du document, vous pouvez directement ajouter ou dissocier des SKUs, grâce aux boutons disponibles sur le côté droit de votre écran.
Toutes les colonnes ne s'affichent pas au sein de la grille des variants ?
En effet, il est possible d'avoir des centaines de champs sur ces objets et cela rend la grille non-efficace.
Vous pouvez donc signifier au sein du menu "Objet et Champs", les champs que vous souhaitez voir dans cette grille en cochant la case "Donnée principale"
10. Onglet "Tâches"
Quelle est l'utilité de l'onglet "Tâches" ?
L'onglet "Tâches" vous permet d'accéder aux tâches liées à votre document. Vous pouvez ainsi consulter toutes les tâches qui concernent particulièrement une fiche.
11. Fil d'activité
Le fil d'activité vous permet de visualiser les dernières actions effectuées sur ce document et d'en connaître la date, l'auteur et la langue. Il est accessible en cliquant sur "Activité".
Comment visualiser l'historique des modifications éditoriales ?
L'historique des modifications est accessible via le bouton "Voir tout l'historique" en bas à droite de la page. Cet encart contient les informations sur la dernière modification (auteur, date et langue).
En cliquant sur l'encart, vous accédez à l'historique complet des modifications éditoriales:
- Date
- Auteur
- Contenu modifié
- VERT = ajouté
- ORANGE = modifié
- ROUGE = supprimé
Updated about 3 years ago