La recherche avancée est un élément central de Quable PIM. Elle vous permet non seulement de localiser et d'accéder rapidement à tous les objets contenus sur la plateforme Quable en utilisant une sélection de critères, mais aussi de :

• contrôler les colonnes à afficher ainsi que l'ordre de tri ,
• effectuer des modifications rapides sur vos classifications, documents, médias et variantes,
• créer des widgets dynamiques pour votre tableau de bord, et/ou
• exporter vos résultats de recherche ou vos traductions.

Accéder à la recherche avancée

Vous pouvez y accéder à partir de :

• d'une recherche utilisant la barre Recherche rapide.
• l'icône Recherche sous forme de loupe dans le menu de navigation de gauche.

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Bon à savoir

• La vue initiale est une liste de vos documents existants liés à un doctype séléctionné.

Présentation de la Recherche Avancée

La page est divisée en deux sections. La section supérieure contient :

• Les recherches sauvegardées
• Les filtres de recherche
• Les options d'affichage
• Les actions :
  • éditions en masse
  • exports rapides
  • création de widgets
  • projet de traduction
• Les options vers les Quable App

La section centrale affiche les résultats de votre recherche :

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Accéder aux objets

Pour accéder à la page d'un objet dans la section des résultats de recherche, vous pouvez soit :

• double-cliquer sur la ligne, vous serez immédiatement redirigé vers la page de l'objet
• cliquer sur l'icône en fin de ligne, un nouvel onglet s'ouvre vers la page de l'objet

Options de recherche

Pour lancer une recherche, vous devez spécifier au moins une option de recherche dans la section supérieure. Les options de recherche sont appliquées instantanément lorsque vous les sélectionnez. Plus vous utilisez d'options, plus vos résultats seront affinés.

Type d'objet

Le paramètre Type d'objet vous permet d'indiquer sur quel type d'objet Quable PIM effectue la recherche.

Contient le texte

Ce champ de saisie vous permet de saisir directement un texte portant sur le nom et le code des documents pour affiner votre recherche.

Ajouter un filtre

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Bon à savoir

• Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour affiner votre recherche.
• Les filtres s'appliquent sur un unique type d'objet et de doctype à la fois

Pour affiner toujours plus vos recherches, vous pouvez filtrer sur des attributs de vos objets. Ces attributs peuvent être généraux, comme le nom ou le code, ou spécifiques à vos objets, selon votre modèle de données.

Par exemple, si vous effectuer une recherche sur un document, vous pouvez filtrer la recherche sur :

• un des attributs associé au doctype de l’objet document,
• un des jeux d’attributs, tags, complétudes, classification ou workflow associé au doctype de l’objet document,
• un des attributs associé à l'un de ses documents liés.

Lorsque vous ajoutez un filtre, une boîte de dialogue s'ouvre pour définir les règles du filtre. Vous pouvez filtrer selon:

• Les valeurs : toutes les valeurs disponibles dans le filtre ajouté sont proposées pour sélection,
• Les conditions : une liste d'opérations sur les valeurs est disponible dans un menu déroulant. Les options du menu varient selon le type de filtre ajouté.

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Bon à savoir :

• Le filtre “Statuts/Workflow” est divisé en filtres “Tags” et en filtres Workflows (un par workflow existants, désigné par leurs noms dans la langue d’interface en cours).
• “Statuts/Workflow” est toujours utilisable, mais nous conseillons d'utiliser les nouveaux filtres.

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Limitation sur les attributs "zone de texte"

Dans le cas d’une recherche portant sur un attribut de type texte autorisant une saisie supérieure à 255 caractères (type zone de texte et champ html), alors la recherche d’un élément dans ce dernier ne s’effectuera que sur les 255 premiers caractères.

Filtres actifs

Lorsque des filtres ont été appliqués, ces derniers s'affichent dans l'entête de la recherche. Pour supprimer un filtre, cliquez sur X.

Options d'affichage

Dans la partie droite, la section supérieure présente les options d'affichage. Elles vous permettent de définir les colonnes à afficher, le tri à y appliquer ainsi que le nombre de résultats par page.

Modifier les colonnes

En cliquant sur le bouton Colonnes, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher dans les résultats de la recherche.

Pour sélectionner des colonnes, cochez les éléments individuels de la liste Colonnes Disponibles (à gauche) et basculez les vers la liste Colonnes Sélectionnées (à droite). Vous pouvez aussi rechercher une colonne spécifique en tapant au moins trois caractères de son nom dans la barre de recherche.

Une fois que vous aurez sélectionné toutes les colonnes que vous souhaitez afficher, cliquez sur le bouton Appliquer pour enregistrer les changements ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans modifier les colonnes affichées.

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Bon à savoir

Vous pouvez sélectionner ou désélectionner toutes les colonnes en cliquant sur la première case à cocher située tout en haut de la liste

Modifier le tri

En cliquant sur le bouton Tris, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner la direction dans laquelle les colonnes individuelles sont triées dans les résultats de la recherche.

Pour sélectionner des colonnes, sélectionnez les éléments individuels de la liste Colonnes Disponibles (à gauche) et basculez les vers la liste Colonnes Sélectionnées (à droite). Vous pouvez aussi rechercher une colonne spécifique en tapant au moins trois caractères de son nom dans la barre de recherche.

Une fois que vous aurez sélectionné le tri à appliquer aux colonnes, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les changements ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans modifier l'ordre de tri.

Nombre

Vous pouvez définir le nombre de résultats affichés par page (10, 25, 50, 100) dans le menu déroulant. 100 est sélectionné par défaut.

Résultats de recherche

Une fois que vous aurez appliqué vos paramètres de recherche dans la section supérieure, les résultats correspondants s'affichent dans la section centrale, vous permettant d'effectuer les actions décrites ci-dessous.

Sauvegarder la recherche

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Bonne pratique

L'enregistrement de vos recherches garantit la cohérence lorsque vous effectuez la même recherche à l'avenir, et permet également de créer des widgets.

Vous pouvez enregistrer vos options de recherche pour les réutiliser à l'avenir. Pour sauvegarder une recherche, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Un formulaire Créez une nouvelle recherche sauvegardée s'ouvre.

Saisissez un nom pour définir le libellé de votre recherche sauvegardée, et cliquez sur sauvegarder.

Les recherches sauvegardées apparaissent dans le menu déroulant Mes recherches. Sélectionnez une recherche sauvegardées pour afficher le résultat de la recherche dans la section principale. Vous avez la possibilité de les supprimer en cliquant sur l'icône poubelle.

Créer un Widget

Les widgets graphiques de Quable PIM présentent vos données sous forme de graphiques pour vous aider à les voir et à les comprendre facilement, ce qui permet d'améliorer la gestion du temps, la collaboration et l'efficacité.

Pour créer un nouveau widget graphique à partir des résultats de votre recherche, cliquez sur le bouton Créer un widget

Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre et vous permet de Créer un Widget.

Pour des informations détaillées sur la création de widgets graphiques, voir Graphiques.

Editer en masse

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Sélections et autorisations requises

Cette fonction est active uniquement lorsque l'utilisateur possède des droits de mise à jour ET que les sélections d'objets sont effectuées via les cases à cocher.

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Bon à savoir

Une fois validée, l'édition en masse tourne en tâche de fond et le temps de mise à jour de vos modifications dépendra du nombre d'objets édités.

L'édition en masse vous permet de mettre à jour les valeurs sur une sélection de plusieurs attributs en même temps, sur les objets documents, médias ou variants. Dans le cas de l'édition en masse de documents, vous devez aussi sélectionner un type de document dans l'option Type de document.

• Dans un premier temps, effectuer une recherche sur une sélection d'objets.
• Dans un second temps, sélectionnez les objets que vous souhaitez modifier en cliquant sur leurs cases à cocher.
• Enfin, cliquez sur le bouton Action puis dans le menu déroulant choisissez Éditer en masse.

• Une boîte de dialogue vous permet de paramétrer l'édition en masse des objets sélectionnés.

Le nombre d'objets sélectionnés est indiqué dans l'en-tête de la fenêtre. Saisissez et/ou sélectionnez les informations suivantes :

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Bon à savoir

• Vous pouvez ajouter des attributs à modifier en cliquant sur le bouton Ajouter un attribut ou en supprimer en cliquant sur l'icônepoubelle.
• Si vous modifiez ou videz la valeur d'un attribut de type texte, elle sera modifiée uniquement dans la langue de donnée en cours.

Une fois que vous aurez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour mettre à jour les attributs ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans modifier les attributs.

Exporter les résultats

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Sélections requises

Cette fonction est active uniquement lorsque l'utilisateur a effectué les sélections d'objets via les cases à cocher.

• Dans un premier temps, effectuer une recherche sur une sélection d'objets.
• Dans un second temps, sélectionnez les objets que vous souhaitez exporter en cliquant sur leurs cases à cocher.
• Enfin, cliquez sur le bouton Action puis dans le menu déroulant choisissez Exporter les résultats

• Une boîte de dialogue vous permet de paramétrer les exports des objets sélectionnés. Selon le Type d'Objet paramétré, les exports offrent jusqu'à trois options pour le Type d'export. Les sections suivantes décrivent chacune des options disponibles.

Export de traduction

Le type de sortie Traduction vous permet d'exporter le contenu textuel des documents ou des variants sélectionnés dans un fichier de traduction. Une fois sélectionné, des options supplémentaires s'affichent pour définir votre export.

Sélectionnez les informations suivantes :

Une fois que vous aurez paramétré la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Exporter pour générer l'export du contenu de la traduction ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans exporter.

Le fichier d'export générée contient une colonne avec du contenu textuel dans la Langue source et une colonne vide pour la traduction dans la Langue de destination.

Vous pouvez télécharger le fichier à partir de la section Export de fichiers de traduction de la page Traductions dans le menu Flux de Données > Traductions, ou directement depuis votre centre de notifications.

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Bon à savoir

Seuls les attributs pour lesquels les données sont manquantes sont exportés dans le fichier d'export des contenus de traduction. Les attributs pour lesquels des données de traduction existent déjà ne sont pas exportés.

Export des Médias

Le type de sortie Medias vous permet d'exporter les médias relatifs aux documents ou les medias directement sélectionnés.

Une fois que vous aurez sélectionné le type de sortie Medias, des options supplémentaires s'affichent pour définir votre export :

• Type de liaison – Cette option est disponible pour les types d'objets Documents et Variants. Sélectionnez un ou plusieurs types de liaison média. Les types de liaisons dans le menu déroulant correspondent aux liaisons média du type de document ou du variant concerné.

• Profil image studio – Sélectionner un profil parmi ceux disponible pour vos médias. Par défaut, Quable PIM inclut deux profils standards :
  • Original – Les médias sont téléchargés dans leur format d’origine.
  • 600x600 – Les médias sont téléchargés au format 600x600 (profil standard utilisé pour les vignettes)

• Export file type – Sélectionner un type de fichier :
  • Fichiers – Un fichier compressé (.zip) avec les médias exportés.
  • URL – Un fichier texte (.txt) avec des liens URL pour télécharger les médias exportés.
  • Fichiers et URL – Un fichier compressé (.zip) avec les médias exportés et un fichier texte (.txt) avec des liens URL pour télécharger les médias exportés.

Une fois ces trois champs renseignés, cliquez sur le bouton Exporter pour générer un export des médias ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans exporter.

La plateforme envoie alors un e-mail à l’adresse de votre profil de compte contenant les liens de téléchargement des fichiers médias. Si le poids total dépasse 2 Go, vous recevrez également un lien vers un fichier texte (.txt) avec les URL de téléchargement des médias exportés.

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Durée du lien de téléchargement

Les liens de téléchargement sont valables pendant 2 jours. Après 2 jours, les liens de téléchargement seront désactivés.

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Bonne pratique

Vous pouvez utiliser l'Extension Chrome Tab Save pour faciliter le téléchargement des médias à partir du fichier texte (.txt) envoyé par courriel.

Export sur un CSV

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Limite des exports

Cette option est limitée à 5 000 enregistrements. Pour exporter plus d'enregistrements, utilisez la plateforme Export.

Le type de sortie CSV vous permet d'exporter le contenu textuel de vos objets sélectionnés (documents, médias, variants ou classifications) dans un fichier .csv. Une fois sélectionné, des options supplémentaires s'affichent pour définir votre export.

Renseignez les informations suivantes :

Une fois que vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton Exporter pour générer l'export du fichier CSV ou sur le bouton Annuler pour quitter la boîte de dialogue sans exporter.

Vous pouvez télécharger le fichier à partir de la page Téléchargements dans le menu Données > Contenu ou directement depuis votre centre de notifications.

Projet de traduction

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Pré-requis

Cette fonctionnalité est disponible dès lors que :

• l'administrateur de Quable PIM a intégré le connecteur TextMaster

et

• des documents sont sélectionnés.

Un Projet de traduction vous permet d'utiliser le connecteur TextMaster pour envoyer en traduction vos documents sélectionnés directement depuis Quable PIM.

• Dans un premier temps, effectuer une recherche sur une sélection de documents.
• Dans un second temps, sélectionnez les objets que vous souhaitez envoyer en traduction en cliquant sur leurs cases à cocher.
• Enfin, cliquez sur le bouton Action puis dans le menu déroulant choisissez Projet traduction

Cela ouvre une boîte de dialogue et des options supplémentaires s'affichent pour définir votre projet de traduction.

Sélectionnez les informations suivantes :

Les documents sélectionnés sont ajoutés à votre panier TextMaster et peuvent être trouvés dans la page Projets TextMaster dans le menu Data Flow > Traductions.

Quable App

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Pré-requis

Cette fonctionnalité est disponible dès lors que :

• l'administrateur de Quable PIM a intégré une QuableApp,

et

• le type de document défini pour la QuableApp est sélectionné.

Le bouton Apps vous permet d'utiliser une application externe au PIM intégrée avec vos documents sélectionnés.

Pour utiliser une QuableApp, cliquez sur le bouton Apps et sélectionnez une application dans la liste déroulante. Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre de paramétrer et d'interagir avec l'application externe.

Suivez les instructions ou les procédures qui s'affichent dans la fenêtre. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez fermer la fenêtre en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit.

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Remarque importante

La fenêtre ouverte par l'application externe ainsi que le contenu et les données qu'elle contient sont entièrement gérés par l'application tierce elle-même et non par Quable.

QuableApp disponibles

Les applications tierces suivantes peuvent être intégrées à Quable PIM :

• J2S - Services de communication et de marketing
• CraftMyPdf - Design & génération de PDF personalisés