Tâches

Organisez et gérez les affectations pour le contenu de votre PIM !

Les tâches vous permettent d'assurer l'enrichissement continu de votre contenu PIM. Vous pouvez recevoir et assigner des actions à réaliser via le bouton Voir mes tâches sur le tableau de bord.

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Quable PIM crée un Widget pour afficher vos tâches sur le tableau de bord.

Accéder aux tâches

Vous pouvez accéder à la page Tâches à partir du tableau de bord en cliquant sur le widget des tâches. Vous pouvez visualiser depuis cette page toutes les tâches qui vous ont été attribuées et/ou créer et attribuer des tâches à d'autres personnes.

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Si une tâche vous est assignée, vous recevrez une notification sur laquelle vous pourrez cliquer pour ouvrir la tâche.

⚠️ Accéder aux tâches depuis la fiche document

Statut

Les tâches sont codées en couleur en fonction de leur niveau d'achèvement.

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Affiché au début de chaque tâche, ce code couleur fournit une indication instantanée du statut de la tâche.

  • Vert - Nouvelles tâches
  • Jaune - Tâches en cours de réalisation
  • Bleu - Tâches terminées
  • Gris - Tâches archivées

Catégorie

Les catégories (défini par l'administrateur de Quable PIM) sont utilisées pour organiser les tâches. Qu'elles soient liées à un service, à une étape de votre flux de travail ou à un autre sujet, elles vous aident à gérer et à hiérarchiser vos tâches.

Filtrer les tâches

En haut de la page Tâches se trouve une barre avec des sélecteurs de filtres sous forme de menu déroulants :

Vous pouvez filtrer les tâches à afficher par statut, catégorie, créées par et/ou assignées àSélectionnez les valeurs de filtre dans la liste de menu déroulant. La liste est automatiquement filtrée et les filtres actifs sont affichés dans les sélecteurs. Cliquer sur la croix pour supprimer le filtre.

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Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches à partir de la page Tâches ou de l'onglet Tâches d'un document en cliquant sur le bouton Créer une tâche. La fenêtre Nouvelle tâche s'ouvre.

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Saisissez les informations suivantes :

InformationDescription
ObjetSaisissez le sujet de la tâche. Il sera affiché en haut de la tâche lorsqu'elle sera ouverte.
Lier un document (facultatif)Liez la tâche à un document spécifique. Si vous créez la tâche à partir d'un document, la tâche est automatiquement liée au document.
CatégorieSélectionnez une catégorie de tâche.
Assigné àSélectionnez l'utilisateur ou le rôle qui doit gérer la tâche.
UrgentDéfinissez le niveau d'importance de la tâche (Normal ou Urgent).
MessageAjoutez des commentaires supplémentaires.

Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton Créer pour distribuer la tâche ou sur le bouton Annuler pour abandonner la création de la tâche.

Gérer des tâches

Pour gérer une tâche, cliquez dessus pour faire apparaître la tâche. (La couleur de l'en-tête de la boîte de dialogue indique le statut de la tâche . )

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L'en-tête de la boîte de dialogue est de la couleur du statut de la tâche et inclut le titre de la tâche.

Dans la fenêtre de la tâche, vous pouvez effectuer plusieurs actions. Celles-ci sont abordées dans les sections suivantes.

Accéder au document lié

Pour accéder au document lié à la tâche, cliquez sur son nom et vous serez automatiquement redirigé vers le document.

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Changer de catégorie

Vous pouvez changer la catégorie de la tâche en cliquant sur Catégorie de tâches et en la sélectionnant dans la liste des catégories. La mise à jour est immédiatement effective.

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Changer de destinataire

Pour attribuer la tâche à quelqu'un d'autre, cliquez sur la section Assigné à et sélectionnez dans la liste déroulante. La tâche est immédiatement réaffectée.

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Envoyer un message

Vous pouvez envoyer un message au créateur de la tâche en écrivant dans la section Commentaires et en cliquant sur le bouton Commenter. Cela change le statut de la tâche en En cours et le créateur de la tâche reçoit une notification.

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Résolution des tâches

Lorsque vous avez terminé une tâche, cliquez sur le bouton Tâche Résolue. Cela change le statut de la tâche en Résolu et le créateur de la tâche reçoit une notification.

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Archivage des tâches

Lorsqu'une tâche que vous avez assignée est résolue, vous pouvez l'archiver en cliquant sur le bouton Archiver la tâche. Cela change le statut de la tâche en Archivé.