Workflows

Le PIM vous permet faire suivre un processus à vos fiches produits.
Un workflow est un ensemble d'étapes logiques reliées par des transitions, permettant de situer vos fiches produits dans leurs processus de complétion et de diffusion.
Exemple :
Contribution --> Ajout photo --> Validation --> Diffusion

Les transitions permettent de faire passer une fiche produit d'un état à un autre. Il est d'ailleurs possible de définir les rôles pouvant faire avancer les fiches produits.

Dans le menu Administration > Collaboration, le back-office Workflows vous permettra de créer et gérer les workflows que vous pourrez ensuite retrouver sur vos documents.

Détail de la fonctionnalité

En cliquant sur le label Workflows dans le menu, vous vous retrouvez sur la page initiale sur laquelle vous pouvez trouver une explication de la fonctionnalité ainsi que la liste des workflows existants.

Ce tableau vous permet d'avoir une vision rapide du nom, du code et du type de chaque workflow, ainsi que deux icônes, la première afin de modifier un workflows, la seconde pour en supprimer un.
Attention : La suppression d'un workflows entraîne la disparition définitive de celui-ci, vous ne pourrez plus voir ce workflow dans vos documents.

Création d'un workflow

Pour accéder au formulaire de création d'un workflows, cliquez sur le bouton "créer un workflow" (en haut à droite de la page initiale)

Un formulaire se présente à vous, vous demandant de remplir le nom, le code, la description ainsi que le type de document auquel est associé le workflow à créer. Le nom, le code et le type de document sont obligatoires, et le champ code n'accepte aucun caractère particulier, excepté ".", "-" et "_".

Pour information, les champs nom et description sont localisé, cela signifie que vous pouvez saisir leurs traductions dans toutes les langues d'interface du PIM afin que vos utilisateurs puissent travailler dans plusieurs langues. Aujourd'hui les langues d'interfaces sont limitées au français et à l'anglais.

Créez ensuite votre workflow en ajoutant des étapes et des transitions.
Pour ajouter une étape, cliquez/glissez une case depuis l'encart de droite dans votre schéma de workflow. Donnez lui un nom (dans les langues souhaitées), un code, une couleur et cliquez sur "modifier".
Reliez ensuite vos étapes grâce à des transitions. Pensez bien à leurs donner un nom, un code et, si vous le souhaitez, un rôle, limitant les utilisateurs pouvant faire passer la transition.

Modification/ Suppression d'un workflow

Pour modifier un workflow, cliquez sur l'icône d'édition du workflow que vous voulez modifier dans le tableau de la page initiale.
Attention Une fois le workflow créé, vous ne pourrez plus modifier son code ou son type, il seront toujours désactivés en modification.

Vous pouvez évidemment modifier votre schéma de workflow en ajoutant/ enlevant des étapes et des transitions.

Pour sauvegarder vos modifications, cliquez sur le bouton "Sauvegarder" en bas de page.

Pour supprimer une workflow, cliquez sur la seconde icône de la ligne dans le tableau de la page initiale.
Avertissement: La suppression est irréversible, vous ne trouverez plus ce workflow lors de la création des documents, et les documents ayant ce jeu d'attributs auront perdus leurs informations.


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