Workflows

Les workflows sont un ensemble d'étapes logiques lancées par des transitions pour garantir que vos documents suivent un processus spécifique du début à la fin (par exemple, contribution -> validation -> distribution). Ces étapes logiques sont des séquences automatisées d'opérations et d'étapes de validation pour des tâches spécifiques entre diverses parties. Vous pouvez même désigner des Rôles ayant l'autorité de valider la progression de votre document d'un état à un autre.

La page Workflows comprend une brève description de la fonctionnalité, une liaison vers cette page de documentation, et une liste des workflows existants (s'il y en a), leurs codes, et le type de document auquel ils s'appliquent.

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  • Si aucun workflow n'a encore été créé, un bouton Créer un workflow est affiché à la fois dans la Liste des workflows existants et dans le coin supérieur droit de la page.

  • Si des workflows ont déjà été créés, une liste de workflows est affichée dans la Liste des workflows existants et le bouton Créer un workflow est affiché uniquement dans le coin supérieur droit de la page.

Créer un workflow

Pour créer un workflow, cliquez sur le bouton Créer un workflow. Le formulaire Nouveau Workflow

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Le formulaire est divisé en deux sections : Identité du workflow, et Configuration. Celles-ci sont décrites en détail ci-dessous.

Lorsque vous avez rempli les sections, cliquez sur le bouton Créer pour sauvegarder le workflow ou sur la liaison Retour pour annuler la création du nouveau workflow.

Identité du workflow

Cette section est utilisée pour distinguer chaque workflow et ses paramètres.

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Saisissez les informations suivantes :

InformationDescriptionObligatoire
NomLe nom du workflow.Oui
Code Il est automatiquement généré par Quable PIM lorsque vous cliquez dans la zone de saisie du code.

Note : Le code généré automatiquement ne peut être modifié que pendant la création du workflow.
Oui
Description Texte pour décrire le workflow.Non
Type de documentLe type de document qui utilisera le workflow.Oui

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L'icône globe dans les champs Nom et Description indique qu'ils sont localisés. En cliquant sur le globe, vous ouvrez un formulaire dans lequel vous pouvez saisir les traductions du champ sélectionné dans toutes les langues disponibles dans l'interface de Quable PIM.

Configuration

Cette section est utilisée pour définir les étapes et les transitions de votre workflow.

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Première étape

Pour ajouter la première étape du workflow, cliquez sur l'étape sous le cercle Start. Cela ouvre les propriétés de l'étape dans la barre latérale droite.

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Saisissez les informations suivantes :

InformationDescriptionObligatoire
NomLe nom de l'étape du workflow.Oui
Code Il est automatiquement généré par Quable PIM lorsque vous cliquez dans la zone de saisie du Code.

Note : Le code généré automatiquement ne peut être modifié que pendant la création du workflow.
Oui
CouleurSélectionnez une couleur pour identifier l'étape du workflow. Vous pouvez sélectionner une couleur système ou saisir un code couleur hexadécimal.Oui

👍

L'icône globe dans le champ Nom indique qu'il est localisé. En cliquant sur le globe, vous ouvrez un formulaire où vous pouvez saisir les traductions du champ sélectionné dans toutes les langues disponibles dans l'interface de Quable PIM.

Lorsque vous avez terminé de définir l'étape, cliquez sur le bouton Modifier.

Étapes supplémentaires

Pour ajouter des étapes de workflow supplémentaires, faites glisser une boîte de la barre latérale droite sur le panneau gris. Cliquez sur l'étape et saisissez les informations relatives à l'étape comme décrit pour la première étape.

Ajouter des transitions

Pour ajouter des transitions entre les étapes de votre workflow, cliquez sur l'un des quatre points d'une étape et tracez une ligne vers l'un des quatre points de l'étape suivante. Cliquez sur la ligne pour ouvrir les propriétés de la transition dans la barre latérale droite.

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Saisissez les informations suivantes :

InformationDescriptionObligatoire
NomLe nom de la transition du workflow.Oui
Code Celui-ci est automatiquement généré par Quable PIM lorsque vous cliquez dans la zone de saisie Code.

Note : Le code généré automatiquement ne peut être modifié que pendant la création du workflow.
Oui
RôlesVous pouvez sélectionner Rôle(s) autorisé(s) à valider la transition.

Si aucune sélection n'est faite, tout utilisateur peut valider la transition.
Oui

👍

L'icône globe dans le champ Nom indique qu'il est localisé. En cliquant sur le globe, vous ouvrez un formulaire où vous pouvez saisir les traductions du champ sélectionné dans toutes les langues disponibles dans l'interface de Quable PIM.

Lorsque vous avez terminé de définir la transition, cliquez sur le bouton Modifier.

Modifier un workflow

Pour modifier un workflow, sélectionnez-le dans la liste Liste des workflows existants de la page Workflows et cliquez sur son icône Modifier . Le formulaire Modifier le workflow pour le workflow sélectionné s'affiche.

Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer vos modifications ou sur la liaison Retour pour quitter le formulaire sans enregistrer les modifications.

Supprimer un workflow

Il y a deux façons de supprimer un workflow. Sélectionnez un workflow dans la liste Liste des workflows existants de la page Workflows et :

  • cliquez sur son icône Supprimer ou
  • cliquez sur l'icône Modifier pour ouvrir le formulaire Modifier le workflow et cliquez sur le bouton Supprimer.

Une boîte de dialogue s'affiche pour annuler ou confirmer la suppression.

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ACTION IRRÉVERSIBLE

La suppression d'un workflow supprime définitivement le workflow de Quable PIM et ne pourra plus être affiché dans vos documents.