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Objectifs pédagogiques :

• Comprendre l'importance des tâches pour la collaboration
• Apprendre à créer des tâches
• Se familiariser avec le suivi et la consultation des tâches

Le PIM Quable propose une fonctionnalité de gestion des tâches qui permet à un contributeur d'informer un autre contributeur, ou un groupe de contributeurs, sur des tâches spécifiques à réaliser. Cette fonctionnalité constitue une solution simple et efficace pour optimiser la collaboration à l'enrichissement des fiches produits.

Pour y accéder :

• Cliquez sur le bouton Tâches depuis la page le tableau de bord, ou
• Cliquez sur l’onglet Tâches depuis une fiche produit.

Créer une tâche depuis le tableau de bord

1. Cliquez sur le bouton Tâches depuis le tableau de bord

   

2. Vous accédez alors au gestionnaire de tâches. Cliquez sur le bouton + Créer tâche pour ouvrir le formulaire de création d’une nouvelle tâche.

   

3. Saisissez ensuite les éléments suivants pour définir la tâche :

   • Objet (obligatoire) : par exemple “Remplir les attributs Descritpion Courte et Code EAN”
   • Lier un document : par exemple une fiche produit spécifique
   • Catégorie (obligatoire) : à sélectionner parmi les catégories proposées
   • Assigné à (obligatoire) : renseigner le nom, ou le rôle, du contributeur ou du groupe de contributeur à qui vous envoyez votre demande
   • Urgent : Activer ce bouton pour définir votre demande comme urgente
   • Message : Expliquer en détail ce que vous attendez de la contribution

4. Cliquez sur le bouton Créer pour assigner et envoyer la tâche aux destinataires.

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Notifications

Les destinataires recevront une notification de la tâche dans l'interface de Quable PIM. En accédant à la tâche, Ils pourront effectuer les actions demandées et répondre directement au créateur depuis la tâche.

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Bon à savoir

Les catégories de tâches disponibles varient selon les paramètres définis par votre administrateur.

Créer une tâche depuis la fiche produit

1. Cliquez sur l’onglet Tâches depuis une fiche produit pour accéder alors à l’onglet Tâches spécifique à cette fiche produit.

2. Cliquez sur le bouton + Créer tâche pour ouvrir le formulaire de création d’une nouvelle tâche.

   

3. Le formulaire de création d’une nouvelle tâche s’ouvre. Suivez la même procédure que décrite précédemment pour créer la tâche.

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Lier un document

Lorsque vous créer une tâche depuis une fiche produit, la tâche est nécessairement liée à cette fiche produit et le champ Lier un document est automatiquement renseigné

Recevoir et consulter une tâche

En tant que contributeur, vous pouvez recevoir des tâches créées par d’autres et qui vous ont été assignées. Lorsque une tâche vous est assignée, vous recevez un message dans votre centre de notifications.

1. Accédez au gestionnaire de tâches pour suivre l’ensemble des tâches auxquelles vous participez.

   

2. Depuis le gestionnaire de tâches, les différentes étapes de l'évolution des tâches sont suivies par un code couleur :

   • Bleu : Tâche résolue
   • Vert : Nouvelle tâche
   • Jaune : Tâche en cours
   • Gris : Tâche archivée

3. Cliquez sur une tâche pour l’ouvrir et consulter le contenu de la demande. Vous avez la possibilité d’envoyer un commentaire directement au créateur de la tâche en utilisant le champ de saisie

4. Cliquez sur le bouton Passer à : “en cours” pour signifier que vous prenez en charge la demande

5. Procédez à la contribution demandée

6. Une fois la contribution effectuée, cliquez sur le bouton Passer à : “terminé” pour signifier que vous avez terminé la prise en charge de la demande

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Aller / Retour sur les tâches

Il se peut qu’à la suite de votre contribution, bien que vous ayez passé la tâche à terminée, le créateur de la tâche vous renvoie la tâche avec des demandes de contributions complémentaires. Consultez la tâche et les commentaires pour découvrir le contenu de la demande complémentaire.

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En résumé

• Le PIM Quable facilite la collaboration via la fonctionnalité de gestion des tâches.
• Les tâches peuvent être créées depuis le tableau de bord ou depuis une fiche produit.
• Un formulaire de création de tâche inclut certains champs obligatoires et d’autres optionnels.
• Les contributeurs reçoivent des notifications pour les tâches assignées.
• Le gestionnaire de tâches utilise un code couleur pour suivre l'avancement.
• Les contributeurs peuvent commenter et indiquer l'état d'avancement des tâches.

Chapitre suivant

Félicitations ! Vous avez terminé le cours "Créer et assigner des tâches à ses collaborateurs“. Continuez votre apprentissage en explorant le prochain module de la Formation pour les contributeurs.