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Objectifs pédagogiques

Comprendre ce qu’est un média orphelin.

Savoir identifier les médias orphelins dans Quable.

Apprendre à gérer efficacement ces médias.

Introduction

Dans Quable, un média orphelin désigne un fichier média (image, vidéo, document PDF, etc.) qui n’est associé à aucune fiche produit. Ces fichiers peuvent s'accumuler au fil du temps dans le DAM, ce qui peut impacter la qualité des données et créer de la confusion auprès des utilisateurs finaux.

À quoi sert d'obtenir la liste des médias orphelins ?

Obtenir la liste des médias orphelins permet de nettoyer le DAM pour garder un environnement de travail clair et performant, et de lier des médias valides à des fiches produits ou des variants, si besoin.

Cette action est utile dans le cadre de la gestion de la qualité des données, et fait partie intégrante d’une bonne gouvernance des contenus dans le PIM.

Comment procéder ?

Il existe trois méthodes pour obtenir la liste des médias orphelins :

via l’interface du PIM dans la Recherche Avancée,
via les exports croisés,
via l’API.

1. Depuis la Recherche Avancée

Accéder à la page Recherche avancée
Renseigner les critères suivants dans la zone de filtres : Type d’objet = Médias Filtre = Liens Opération = est vide
Le résultat affiche alors tous les médias non liés à un produit ou à un variant.

Optimiser l’analyse des résultatspour faciliter l’identification et la prise de décision :

Personnalisez l’affichage des colonnes (nom, type, date, poids…)
puis triez les résultats (ex : par date d’import pour repérer les anciens médias)
Enfin, utilisez des filtres complémentaires si besoin (ex : type de fichier)

Un média sans information de liaison doit être traiter rapidement.

Relier les médias orphelins

Sélectionnez les médias :
Soit un par un, soit en masse via “Sélectionner tous les résultats”
Lancez l’action lier en masse Lier Choisir le type de liaison : Produit → Média, ou Variant → Média
Renseignez la cible : nom ou code du produit ou du variant

Supprimer les médias orphelins

Sélectionnez les médias orphelins :
Soit un par un, Soit en masse via “Sélectionner tous les résultats”
Lancez l’action suppression

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Attention

La suppression est irréversible : il n’existe pas de corbeille ou d’historique de restauration pour les médias supprimés.

2. Par croisement d’exports (option avancée)

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Pré-requis
Il est nécessaire de maîtriser les flux de données pour procéder par croisement d'exports. Pour plus d'informations, voir le cours Télécharger et mettre à jour en masse de grandes quantités d’informations.

Faire un export de tous les médias du PIM.
Faire ensuite un export des liaisons médias-documents.
Croiser les deux fichiers (par exemple dans Excel ou Google Sheets) pour identifier les codes médias présents dans le premier export mais absents du second.

Les médias qui n’apparaissent que dans un seul fichier ne sont liés à aucun document : ils sont orphelins.

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Bon à savoir

L’accès aux exports peut être restreint selon le rôle utilisateur dans le PIM : se rapprocher de l’administrateur du compte le cas échéant.

L’analyse croisée via export demande de la rigueur : des erreurs de formule ou de tri peuvent fausser les résultats.

3. Par API (option experte)

Utiliser l’endpoint :
GET /api/assets
Filtrer les résultats pour ne garder que ceux sans liaison à une fiche produit.

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Bon à savoir

Cette méthode nécessite des compétences techniques en API et n’est généralement pas utilisée par des profils non techniques.

Bonnes pratiques

Favoriser les liaisons directes depuis les fiches produits, via l’onglet Médias, pour éviter les oublis et spécifier le type de liaison à utiliser.
Faire une revue régulière des médias présents dans le DAM pour limiter l’accumulation de médias orphelins.
Utiliser plusieurs onglets dans votre navigateur pour faciliter la gestion des orphelins : une avec le DAM, une avec les fiches produits, une avec la page des médias orphelins.
Vérifier la pertinence avant de supprimer : un média orphelin peut être utile, mais simplement non encore lié à une fiche produit.

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En résumé

Un média orphelin est un fichier non relié à une fiche produit.

Il peut être repéré via :

l’interface PIM, sur la page de la Recherche Avancée

les exports croisés,

l’API.

Depuis l’interface, on peut associer ou supprimer les médias orphelins.

Il est recommandé de revoir régulièrement les médias hébergés sur le DAM pour maintenir un haut niveau de qualité des données produit.

Chapitre suivant

Maintenant que vous savez comment obtenir la liste des médias orphelins, découvrons comment télécharger et exporter des médias.